Dofinansowania do wynagrodzeń zatrudnionych osób niepełnosprawnych

Od 1 stycznia 2004 r. wchodzą w życie przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (zwana dalej ustawą) dotyczące dofinansowań do wynagrodzeń zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych. Regulacje wprowadzające dofinansowania do wynagrodzeń zawarte zostały w przepisach art.26 a-c ustawy. System miesięcznego dofinansowywania wynagrodzeń ma zastąpić obowiązujący do 1 stycznia 2004 r. system zwrotu części lub całości zwrotu podatku od towarów i usług dla zakładów pracy chronionej (z dniem 1 stycznia 2004 r. uchyla się art.14 a ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym dotyczący zasad zwracania zakładom pracy chronionej części lub całości wpłaconej kwoty podatku od towarów i usług).

Komu przysługuje dofinansowanie

  1. Zgodnie z art.26 a ustawy podmiotem uprawnionym do ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych może być:
    1. pracodawca prowadzący zakład pracy chronionej;
    2. pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%;
    3. pracodawca zatrudniający w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy do 25 pracowników.
  2. Dofinansowanie nie przysługuje pracodawcom zatrudniającym w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy co najmniej 25 pracowników i nie osiągającym wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% (a więc zobowiązanym do wpłat na Fundusz na podstawie art.21 ustawy). Należy zaznaczyć, że podmioty zatrudniające w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy co najmniej 25 pracowników, zwolnione z wpłat na Fundusz z tytułu osiągania niższego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, tj. państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne będące jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi albo gospodarstwami pomocniczymi, instytucje kultury oraz jednostki organizacyjne zajmujące się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii osiągające w 2004 r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 2% oraz państwowe i niepaństwowe szkoły wyższe, wyższe szkoły zawodowe, publiczne i niepubliczne szkoły, zakłady kształcenia nauczycieli oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze i resocjalizacyjne osiągające w 2004 r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 1% nie uzyskują prawa do dofinansowania wynagrodzeń zatrudnionych osób niepełnosprawnych, o ile nie osiągają wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6%. Niższy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych odnosi się jedynie do obowiązkowych wpłat na Fundusz, o których mowa w art.21 ustawy.
    Wysokość zatrudnienia oraz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na potrzeby dofinansowań ustala się zgodnie z przepisem art.28 ust.3 ustawy (dla pracodawców prowadzących zakłady pracy chronionej) oraz przepisem art.21 ust.1 i 5 ustawy (dla pozostałych pracodawców).
  3. Dofinansowanie przysługuje wyłącznie pracodawcom, którzy nie posiadają zaległości w zobowiązaniach wobec Funduszu. Przez zobowiązania wobec Funduszu należy rozumieć wszelkie rodzaje zobowiązań pracodawców wobec Funduszu, niezależnie od sposobu ich powstania. W szczególności mogą to być zobowiązania z tytułu obowiązkowych wpłat, o których mowa w art.49 ust.1 ustawy, jak i zobowiązania z tytułu np. niespłaconych pożyczek lub nienależnie pobranych dofinansowań. Natomiast przez zaległości rozumieć należy zobowiązania wymagalne, tj. takie, których termin płatności upłynął.

Na kogo przysługuje dofinansowanie

  1. Zgodnie z art.26 a ustawy dofinansowanie przysługuje na osoby niepełnosprawne z tytułu zatrudnienia (u jednego z wyżej wymienionych pracodawców), ujęte w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych, którą prowadzi Fundusz, wykorzystując numer PESEL i NIP oraz przekazywane drogą elektroniczną do Funduszu informacje. Ewidencja zatrudnionych osób niepełnosprawnych utworzona zostanie przez Fundusz na podstawie informacji składanych co miesiąc przez pracodawców, zawierających PESEL i NIP zatrudnionej osoby niepełnosprawnej.
  2. Dofinansowanie przysługuje tylko na te osoby niepełnosprawne, które nie osiągnęły wieku emerytalnego.
  3. Dofinansowanie przysługuje wyłącznie do wynagrodzeń wypłaconych pracownikom.
  4. Należy zaznaczyć, że Fundusz na podstawie art.49 c ustawy jest uprawniony do bezpłatnego korzystania z danych zgromadzonych:
    1. w Krajowej Ewidencji Podatników,
    2. w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON) prowadzonym przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego,
    3. przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
    4. w Centralnej Bazie RCIPESEL.

Wysokość dofinansowania

Kwota miesięcznego dofinansowania uzależniona jest od wymiaru czasu pracy pracownika niepełnosprawnego oraz:

  1. stopnia niepełnosprawności zatrudnionego,
  2. szczególnych schorzeń zatrudnionego,
  3. typu pracodawcy, który zatrudnia niepełnosprawnego.

Pracodawcy prowadzący zakłady pracy chronionej otrzymają dofinansowanie w wysokości:

  1. 130% najniższego wynagrodzenia - w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,
  2. 110% najniższego wynagrodzenia - w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
  3. 50% najniższego wynagrodzenia - w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Natomiast pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągającemu wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% oraz pracodawcy zatrudniającemu w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy do 25 pracowników przysługiwać będzie dofinansowanie w wysokości:

  1. 70% powyższych kwot,
  2. 90% powyższych kwot, w przypadku gdy dotyczyć ono będzie osób niepełnosprawnych, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych.

Przez najniższe wynagrodzenie użyte jako podstawę do wyliczenia kwoty należnego dofinansowania zgodnie z art.2 pkt 1 ustawy należy rozumieć minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w grudniu roku poprzedniego, ustalane na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. Nr 200, poz.1679). Od dnia 1 stycznia 2004 r. podstawę wyliczeń stanowić będzie minimalne wynagrodzenie za grudzień 2003 r., tj. 800 zł. Zgodnie z art.26 a ust.6 Fundusz wypłaca miesięczne dofinansowanie w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy pracownika.

Należy zaznaczyć, że miesięczne dofinansowanie nie obejmuje wynagrodzenia pracownika w części finansowanej przez Fundusz na podstawie innych przepisów ustawy. Oznacza to, iż pracodawca dokonując obliczenia kwoty należnego dofinansowania, powinien pomniejszyć wysokość dofinansowania w przypadku gdy wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego zostało w części sfinansowane przez Fundusz na podstawie innych przepisów ustawy (np. na podstawie art.25 ustawy, mówiącego o finansowaniu przez Fundusz składek na ubezpieczenia społeczne pracownika niepełnosprawnego lub na podstawie art.26 ust. pkt 3 ustawy - w brzmieniu obowiązującym do 31 stycznia 2003 r. - mówiącego o zwrocie kosztów wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego przez okres 18 miesięcy). Szczegółowe zasady obniżania kwoty dofinansowania przez pracodawców określone zostaną w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy wydanym przez Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej.

Kwota dofinansowania obliczona zgodnie z zasadami wskazanymi powyżej nie powinna przekroczyć kwoty wynagrodzenia osiąganego przez pracownika niepełnosprawnego. W przypadku gdy kwota dofinansowania przekracza wysokość wynagrodzenia osiąganego przez pracownika niepełnosprawnego kwotę dofinansowania należnego stanowić będzie:

  1. w przypadku pracodawców prowadzących zakłady pracy chronionej - kwota dofinansowania obliczona zgodnie z zasadami wskazanymi powyżej, przy czym różnicę pomiędzy tak ustaloną kwotą a kwotą wynagrodzenia osiąganego pracodawca przekazuje na zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych, z przeznaczeniem na indywidualny program rehabilitacji pracowników niepełnosprawnych zatrudnionych w zakładzie pracy chronionej, o którym mowa w art.33 ust.3 pkt 4) ustawy;
  2. w przypadku pozostałych pracodawców - kwota miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi niepełnosprawnemu.

Ponadto kwota dofinansowania może ulec obniżeniu na skutek zatrudnienia jednego pracownika niepełnosprawnego u dwóch lub więcej pracodawców, w wymiarze czasu pracy przekraczającym ogółem pełny wymiar czasu pracy. Ponieważ zgodnie z art.26 b ust.3 ustawy w przypadku, gdy osoba niepełnosprawna jest zatrudniona w wymiarze czasu pracy przekraczającym ogółem pełny wymiar czasu pracy, miesięczne dofinansowanie przyznaje się na tę osobę w wysokości nieprzekraczającej kwoty miesięcznego dofinansowania przyznawanego na osobę zatrudnioną w pełnym wymiarze czasu pracy. W powyższej sytuacji dofinansowanie przyznane zostanie w pierwszej kolejności pracodawcy, który pierwszy zatrudnił tę osobę. Tak więc pracodawca, który zatrudnił danego pracownika jako drugi w kolejności lub następny, może nie otrzymać dofinansowania, bądź otrzymać dofinansowanie w wysokości niższej od wyliczonej, gdy dany pracownik jest zatrudniony w wymiarze czasu pracy przekraczającym ogółem pełny wymiar czasu pracy u dwóch lub więcej pracodawców oraz istnieje pracodawca, który ww. pracownika zatrudnił wcześniej.

Obowiązki związane z rejestracją do Systemu Obsługi Dofinansowań

Pracodawcy ubiegający się o dofinansowanie przed złożeniem pierwszych dokumentów będą musieli zarejestrować się w Funduszu, aby otrzymać identyfikator oraz hasło dostępu do systemu informatycznego. Należy zaznaczyć, że System Obsługi Dofinansowań jest systemem odrębnym od istniejącego w Funduszu systemu e-pfron, służącego do przekazywania dokumentów w zakresie obowiązkowych wpłat na Fundusz.

W celu rejestracji pracodawca będzie zobowiązany przesłać do Funduszu formularz zgłoszeniowy zawierający:

  1. dane o pracodawcy, w tym:
    1. pełną i skróconą nazwę pracodawcy,
    2. numery: REGON, NIP i PKD,
    3. adres pracodawcy wraz z siedmiocyfrowym kodem stosownie do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego,
    4. adres do korespondencji,
    5. imię, nazwisko, numery telefonu i faksu oraz adres poczty elektronicznej osoby odpowiedzialnej za kontakty z Funduszem.
  2. aktualne zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające dane, o których mowa w pkt 1, wystawione nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed dniem przesłania tych danych.
  3. upoważnienie osoby przesyłającej dane, o których mowa w pkt 1, oraz zaświadczeń lub dokumentów do występowania w imieniu pracodawcy.

Dokumenty, o których mowa powyżej mogą zostać przez pracodawcę przesłane do właściwego terenowo oddziału PFRON lub złożone bezpośrednio w Oddziale. W przypadku gdy pracodawca złoży dokumenty bezpośrednio w Oddziale otrzyma on identyfikator oraz hasło dostępu do systemu. Natomiast w przypadku przesłania dokumentów za pośrednictwem poczty pracodawca będzie zobowiązany do odebrania osobiście w Oddziale identyfikatora oraz hasła dostępu do systemu. Rejestracji należy dokonać nie później niż na 30 dni przed dniem złożenia pierwszej informacji. Ponieważ termin składania pierwszych informacji upływa 14 lutego 2004 r., dlatego też dokumenty rejestracyjne pracodawcy powinni złożyć do 14 stycznia 2004 r.

Warunki proceduralne, które musi spełnić pracodawca ubiegający się o dofinansowanie

Zgodnie z art.26 c ust.1 ustawy pracodawca składa Zarządowi Funduszu:

  1. miesięczne informacje o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, z uwzględnieniem pracowników, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych - w terminie do 14 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego informacja dotyczy,
  2. wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dwa miesiące - w terminie do 14 dnia miesiąca następującego po miesiącach, których wniosek dotyczy, przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego oraz pobiera drogą elektroniczną potwierdzenie wysłanej informacji lub wniosku.

Ww. przepis zobowiązuje pracodawców ubiegających się o dofinansowanie do składania co miesiąc informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych w terminie do 14 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego informacja dotyczy oraz co dwa miesiące wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dwa miesiące w terminie do 14 dnia miesiąca następującego po miesiącach, których wniosek dotyczy. Złożenie przez pracodawcę informacji lub wniosku po terminie wynikającym z ustawy powoduje, że informacja lub wniosek nie będą rozpatrywane. Informacje i wnioski składane mają być w formie elektronicznej przez Internet. Wyjątek stanowią pracodawcy zatrudniający nie więcej niż 5 pracowników, którzy informacje i wnioski mogą składać w formie tradycyjnej (pisemnej) do właściwego terenowo oddziału Funduszu. Zgodnie z powyższym pierwsze informacje pracodawcy złożą do 14 lutego 2004 r., natomiast pierwsze wnioski do 14 marca 2004 r.

Tryb uzgadniania salda

Zgodnie z art.26 c ust.3 ustawy Fundusz w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracodawcę przekazuje pracodawcy informację o saldzie przysługującego pracodawcy dofinansowania.

  1. W przypadku gdy wyliczona przez Fundusz kwota dofinansowania będzie równa kwocie zawartej we wniosku pracodawcy, Fundusz w terminie 7 dni poinformuje pracodawcę o uzgodnieniu salda, a następnie w terminie 7 dni od dnia przekazania pracodawcy ww. informacji przekaże kwotę należnego dofinansowania na rachunek bankowy pracodawcy.
  2. W przypadku gdy kwota wyliczona przez Fundusz będzie różniła się od kwoty wykazanej przez pracodawcę we wniosku, Fundusz w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przekaże pracodawcy informację o kwocie ustalonej przez Fundusz, wraz z dokładną informacją dotyczącą sposobu ustalenia kwoty należnego dofinansowania oraz wezwie pracodawcę do potwierdzenia ustalonego przez Fundusz salda w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania.
    1. w przypadku gdy pracodawca potwierdzi w wyznaczonym terminie kwotę ustaloną przez Fundusz, w terminie 7 dni od dnia potwierdzenia Fundusz przekaże kwotę należnego dofinansowania na rachunek bankowy pracodawcy.
    2. w przypadku gdy pracodawca nie zgodzi się z wysokością kwoty ustalonej przez Fundusz, będzie mógł odmówić potwierdzenia salda oraz złożyć wyjaśnienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. W powyższym przypadku Fundusz w terminie 3 dni od dnia uzyskania wyjaśnień pracodawcy ponownie ustali kwotę dofinansowania przysługującego pracodawcy oraz wezwie pracodawcę do potwierdzenia ponownie ustalonego salda. Jeśli przedstawiona wyżej procedura nie doprowadzi do uzgodnienia salda do końca miesiąca następującego po miesiącu złożenia przez pracodawcę wniosku, Fundusz wyda decyzję o odmowie wypłaty dofinansowania.

Należy zaznaczyć, że brak odpowiedzi przez pracodawcę w terminie 7 dni od dnia wezwania do potwierdzenia salda w każdym z ww. przypadków spowoduje pozostawienie wniosku pracodawcy bez rozpatrzenia.

Zasady składania dokumentów

  1. Dokumenty w formie elektronicznej składane będą przez pracodawców za pomocą programu informatycznego udostępnionego przez Fundusz. W celu złożenia dokumentów pracodawca otrzyma od Funduszu, poprzez internet, certyfikat umożliwiający podpisywanie dokumentów. Dokumenty nie uwierzytelnione podpisem elektronicznym nie będą przyjmowane przez Fundusz.
  2. Dane dotyczące wysokości dofinansowania określone we wniosku pracodawcy muszą być zgodne z danymi zawartymi w miesięcznych informacjach za okres, którego dotyczy wniosek. Oznacza to, że kwota dofinansowania we wniosku złożonym do 14 marca 2004 r. o wypłatę dofinansowania za styczeń i luty 2004 r. powinna być równa sumie kwot wynikających ze złożonych informacji miesięcznych za styczeń i luty 2004 r.
  3. Ponieważ dofinansowanie do wynagrodzeń obejmuje okresy dwumiesięczne (styczeń-luty, marzec-kwiecień, itd.) pracodawca uprawniony do dofinansowania za jeden miesiąc składał będzie wniosek za dany okres sprawozdawczy, tj. dwa miesiące, wpisując kwotę dofinansowania za miesiąc, w którym przysługuje mu dofinansowanie.
  4. Dokumenty złożone przez pracodawców podlegały będą sprawdzeniu przez Fundusz pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. W przypadku złożenia prawidłowo wypełnionych dokumentów pracodawca będzie mógł odebrać potwierdzenie złożenia dokumentów, również poprzez internet. W przypadku gdy dokumenty zawierać będą nieprawidłowości, Fundusz wezwie pracodawcę do ich usunięcia w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. Niezachowanie przez pracodawcę ww. terminu spowoduje pozostawienie informacji lub wniosku bez rozpatrzenia. Należy również zaznaczyć, że przesłanie przez Fundusz wezwania do usunięcia nieprawidłowości przerywa bieg 7-dniowego terminu do przesłania pracodawcy informacji o saldzie przysługującego dofinansowania.
  5. Pracodawcy będą posiadali również możliwość korygowania złożonych informacji lub wniosków poprzez złożenie dokumentów korygujących. Do dokumentów korygujących znajdują zastosowanie zasady opisane powyżej, z tym, że dokumenty korygujące zwiększające kwotę dofinansowania należnego pracodawcy mogą być składane najpóźniej do 14 dni przed dniem złożenia rozliczenia rocznego, którego termin składania upływa 15 lutego roku następującego po roku, w którym pracodawcy udzielone zostało dofinansowanie. Natomiast w przypadku złożenia dokumentów korygujących, z których wynika, że dofinansowanie zostało pracodawcy wypłacone w wysokości wyższej od należnej, pracodawca składając korektę dokonuje również zwrotu nienależnie pobranego dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych w terminie 14 dnia od dnia złożenia korekty.

Dodatkowe obowiązki pracodawców

  1. Pracodawcy otrzymujący dofinansowanie zobowiązani są po zakończeniu każdego roku kalendarzowego rozliczyć się z Funduszem z otrzymanych kwot dofinansowania. Rozliczenia dokonywać będzie się według ustalonego wzoru, który określony zostanie rozporządzeniem wykonawczym do ustawy. Rozliczenie roczne pracodawca składał będzie wraz z pierwszą informacją w roku następnym po roku, w którym pracodawca otrzymywał dofinansowanie (tj. informacją za styczeń składaną do 14 lutego), lub wraz z ostatnią informacją składaną w roku, w którym pracodawca pobierał dofinansowanie, jeżeli pracodawca nie będzie ubiegał się o dofinansowanie w roku następnym.
  2. Warto zwrócić uwagę, że dofinansowania do wynagrodzeń pracodawców realizowane będą ze środków pochodzących z dotacji celowej z budżetu państwa, w konsekwencji czego w zakresie wypłaconych dofinansowań znajdą zastosowanie niektóre przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. W szczególności należy mieć na uwadze przepis art.93 ust.4 mówiący, że wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem wyklucza prawo do ubiegania się o dotację przez kolejne trzy lata.
  3. Zastosowanie do dofinansowań zasad określonych w przepisach o finansach publicznych powoduje, że rozliczenie roczne, o którym mowa powyżej odbywać się będzie według "zasady kasowej". Oznacza to, iż pracodawca w rozliczeniu rocznym wykazuje kwoty, które uzyskał w danym roku kalendarzowym. Tak więc dofinansowanie za listopad i grudzień 2004 r. wykazywane będzie w rozliczeniu za 2005 r., ponieważ wypłata dofinansowania za te miesiące nastąpi w styczniu 2005 r.
  4. Ponadto pracodawcy, którzy będą ubiegali się o dofinansowanie w kolejnych latach powinni złożyć wniosek o przedłużenie wypłaty dofinansowania na kolejny rok wraz z jednym z wniosków o wypłatę dofinansowania w roku, w którym pracodawca pobiera dofinansowanie.

Akty prawne:

  1. ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
  2. ustawa z dnia 12 grudnia 2003 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (uwaga: ustawa w wersji uchwalonej przez Sejm przekazana do Senatu)
  3. rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych
  4. ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
  5. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego
  6. ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych

Procedura rejestracji w systemie

Procedura rejestracji i certyfikacji pracodawcy, który będzie się ubiegał o dofinansowanie do wynagrodzenia zatrudnionych u niego osób niepełnosprawnych z art. 26a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
Zgodnie z § 8 Rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2003 r. w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (zwanego dalej rozporządzeniem) ustala się niniejszą procedurę obowiązującą przy rejestracji i certyfikacji pracodawców.

I. Założenia ogólne:

  1. Niniejsza procedura będzie obowiązywała zarówno przy rejestracji i certyfikacji dokonywanej w związku z wejściem w życie art. 26a - 26c ustawy z dniem 1 stycznia 2004 roku jak i przy późniejszych rejestracjach i certyfikacjach w związku ze zgłaszaniem się nowych pracodawców nabywających uprawnienia do dofinansowania.
  2. Obsługą rejestracji i certyfikacji będą się zajmować Oddziały PFRON.
  3. Ustala się, że przekazywanie dokumentów w celu rejestracji i certyfikacji odbywać się będzie:
    1. poprzez ich bezpośrednie (osobiste lub przez przedstawiciela pracodawcy) dostarczenie do Oddziału PFRON;
    2. przesłanie za pośrednictwem poczty (z pobraniem pokwitowania nadania).


II. Wykaz i zawartość dokumentów niezbędnych do zarejestrowania pracodawcy jako beneficjenta PFRON, który będzie korzystał z dofinansowania do wynagrodzeń pracowników:

  1. Formularz zgłoszeniowy zawierający zgodnie z § 8 punkt 1 rozporządzenia: Formularz zgłoszeniowy
    1. nazwa dokumentu - "Formularz zgłoszeniowy";
    2. numer w rejestrze PFRON (dotyczy pracodawców posiadających numer w rejestrze PFRON);
    3. numer identyfikacyjny pracodawcy REGON;
    4. numer identyfikacji podatkowej pracodawcy (NIP);
    5. numer PKD;
    6. pełna nazwa pracodawcy;
    7. skrócona nazwa pracodawcy;
    8. adres pracodawcy zawierający:
  2. siedmiocyfrowy kod stosownie do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 157, poz. 1031 z późn. zm.);
  3. województwo;
  4. miejscowość;
  5. kod pocztowy;
  6. poczta;
  7. ulica;
  8. numer domu;
  9. numer lokalu;
  10. adres do korespondencji (jeżeli jest inny niż adres podany wyżej);
  11. dodatkowe informacje o pracodawcy
    1. forma prawna;
    2. forma własności;
    3. wielkość pracodawcy;
  12. informacja o typie pracodawcy (jeden z trzech typów):
    1. pracodawca zatrudniający mniej niż 25 pracowników;
    2. pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%;
    3. zakład pracy chronionej;
  13. informacja dotycząca statusu zakładu pracy chronionej (wypełniają pracodawcy posiadający status zakładu pracy chronionej), w tym:
    1. imię, nazwisko, numery telefonu i faksu oraz adres poczty elektronicznej osoby odpowiedzialnej za kontakty z Funduszem (kontakty dotyczące wyjaśniania wszelkich rozbieżności i wątpliwości związanych z dofinansowaniami);
  14. rachunek bankowy pracodawcy, na który będzie przekazywane miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych:
    1. nazwa banku;
    2. pełny numer rachunku bankowego;
  15. Załączniki:
    1. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej;
    2. zaświadczenie z Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej o numerze identyfikacyjnym REGON;
    3. decyzja Naczelnika Urzędu Skarbowego o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP;
    4. decyzja wojewody lub Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych o przyznaniu statusu zakładu pracy chronionej (dotyczy tylko zakładów pracy chronionej);
    5. upoważnienie pracodawcy dla osoby, która w jego imieniu będzie podpisywała i przesyłała dane do Funduszu. Ponieważ dokumenty składane przez pracodawców do Funduszu w związku z wypłatą dofinansowań stanowią oświadczenie woli pracodawcy, muszą być podpisywane przez pracodawcę zgodnie z przepisami prawa lub osoby posiadającej stosowne pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy. Dokumenty o przyznanie dofinansowania będą uwierzytelniane elektronicznie. Proponowany wzór upoważnienia.


III. Obowiązujące terminy:

  1. Wymieniony wyżej formularz wraz z załącznikami pracodawca ma obowiązek złożyć w Oddziale PFRON w terminie do 30 dni przed dniem przekazania pierwszej informacji o dofinansowaniu, tzn. jeżeli pierwszą informacją o dofinansowaniu (INF-D wraz z INF-D-P) pracodawca będzie składał w PFRON w terminie do 14 lutego, formularz zgłoszeniowy wraz z załącznikami jest zobowiązany złożyć w Oddziale PFRON w terminie do 15 stycznia.
  2. Po przekazaniu danych i zaświadczeń lub dokumentów oraz upoważnienia, o których mowa w § 8 ust. 1 rozporządzenia, jednak nie później niż na 14 dni przed złożeniem informacji (INF-D i INF-D-P) po raz pierwszy, pracodawca odbiera od Funduszu identyfikator oraz hasło dostępu do programu informatycznego.


IV. Procedura rejestracji i certyfikacji

  1. Pracodawca, który ma uprawnienia do ubiegania się o dofinansowania do wynagrodzeń zatrudnionych osób niepełnosprawnych powinien zgłosić się do właściwego dla niego terytorialnie Oddziału PFRON wraz z wymienionymi wyżej dokumentami.
  2. Pracownik Oddziału PFRON sprawdza dokumenty przyniesione przez pracodawcę i podejmuje decyzję o wstępnym zarejestrowaniu go w systemie SOD.
  3. Pracodawca, zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z art. 26c ust. 2 ustawy o rehabilitacji dokonuje wyboru sposobu wymiany dokumentów z PFRON. Może to być sposób:
    1. elektroniczny;
    2. papierowy.
  4. Pracodawca, który wybierze pisemną (papierową) formę wymiany dokumentów z PFRON powinien złożyć oświadczenie wg wzoru. Wzór oświadczenia
  5. W przypadku wybrania przez pracodawcę elektronicznego sposobu wymiany dokumentów:
    1. pracownik oddziału dokonuje jego wstępnej rejestracji w Systemie SOD (Systemie Obsługi Dofinansowań) wpisując:
      - nazwę skróconą pracodawcy;
      - NIP pracodawcy;
      - REGON pracodawcy;
      - Oddział PFRON pracodawcy;
    2. po wykonaniu tej czynności przez pracownika oddziału PFRON zostaje nadany pracodawcy identyfikator (login) oraz "jednorazowe hasło" dostępu do Systemu SOD i komputer drukuje dane identyfikujące pracodawcę w Systemie (identyfikator pracodawcy oraz hasło dostępu). Pracodawca został wstępnie zarejestrowany w Systemie SOD;
    3. pracodawca po otrzymaniu "hasła jednorazowego", na swoim komputerze w firmie wypełnia za pomocą aplikacji internetowej SOD On Line wniosek rejestracyjny, podając w nim dane identyfikujące firmę. Wraz z wnioskiem wypełnia "żądanie wydania certyfikatu" podając w nim dane personalne osoby na którą zostanie wydany certyfikat. W sposób elektroniczny wysyła Wniosek i żądanie do PFRON;
    4. wniosek przesłany przez pracodawcę podlega zaakceptowaniu bądź odrzuceniu przez pracownika Oddziału po dokonaniu weryfikacji. Przyczyną odrzucenia może być np. niezgodność danych podanych przez pracodawcę w przesłanym wniosku rejestracyjnym z danymi znajdującymi się w dokumentach złożonych do Oddziału albo niepodanie przez pracodawcę numeru PFRON w przypadku pracodawców prowadzących zakłady pracy chronionej lub pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%.
    5. po weryfikacji przesłanych przez pracodawcę do PFRON Wniosku i żądania System generuje wiadomość dla pracodawcy zawierającą certyfikat. Dopiero po otrzymaniu certyfikatu pracodawca może rozpocząć przesyłanie dokumentów do PFRON.
  6. W przypadku wybrania przez pracodawcę papierowej formy wymiany dokumentów z PFRON:
    1. pracownik Oddziału PFRON dokonuje wstępnej rejestracji pracodawcy w systemie SOD (wpisując nazwę skróconą pracodawcy, jego NIP, REGON, nazwę oddziału PFRON) i zatwierdza powyższe dane;
    2. w drugim etapie wypełnia i akceptuje wniosek rejestracyjny,
    3. po zarejestrowaniu pracodawcy przez pracownika Oddziału pracodawca może przekazywać do Oddziału dokumenty o dofinansowaniu w formie papierowej;
    4. w uzasadnionych przypadkach może nastąpić odrzucenie wniosku (wniosek do poprawienia z uwagi na błędy w wypełnionych polach lub niewypełnienie wymaganych pól); pracownik Oddziału informuje o powyższym pracodawcę.